Le référentiel digital de plans et de données est un outil indispensable pour favoriser l'intégration des nouveaux talents dans l'entreprise et les fidéliser. Il s'agit de simplifier l'installation du collaborateur à un poste de travail et de faciliter sa prise de repères dans les bureaux. "Se sentir perdu(e)", au sens figuré, est naturel dans les premiers temps d'une prise de fonction. Mais "être perdu(e)" au sens propre peut largement être évité.
Vos missions en tant que responsable de la Direction de l'Environnement de Travail (DET) seront réalisées plus facilement grâce à l'outil digital. Le pilotage agile de l'environnement de travail devient un jeu d'enfant sur l'ensemble de vos tâches récurrentes.
Dans cet article il est question de :
Affectation au poste de travail
Affectation partagée et Flex-Office
Repérage des locaux et localisation des collaborateurs
L’arrivée de Laetitia, nouvelle collaboratrice au service comptabilité, nécessite de lui allouer un poste de travail au sein de sa nouvelle direction. En tant que DET, il convient donc de s'assurer qu’un poste de travail est disponible (bureau, chaise de bureau, caisson individuel).
Dans le cas contraire, vous serez en charge de l’aménagement d’un nouveau poste de travail en vérifiant que la surface en m² du bureau D246 est suffisante pour y ajouter un poste de travail (combien de m² allouez-vous à un poste de travail en général ?) ou s’il faut réagencer la pièce pour pouvoir y installer votre nouvelle collaboratrice.
Charge à vous également de prévoir la logistique nécessaire pour lui permettre d’effectuer ses missions. Vous serez par exemple en interaction avec le service informatique pour connecter son ordinateur au réseau de l’entreprise ou avec les Ressources Humaines pour définir les besoins spécifiques de cette nouvelle salariée.
À l’heure du travail hybride, vos nouveaux collaborateurs seront certainement amenés à partager un poste de travail afin d’optimiser l’occupation du bâtiment. Le référentiel de plan digital indique quel poste de travail peut être partagé en fonction des jours de présence des collaborateurs et vous permet d’affecter un nouveau salarié à un poste de travail. Ce dernier pourra même être informé de la personne avec qui il partage le bureau.
Si votre entreprise utilise le Flex-Office par territoire/quartier, l'arrivée d'un nouveau collaborateur modifie vos ratios d'occupation. Assurez-vous que les places disponibles soient suffisantes les jours de forte affluence. Votre référentiel digital vous permet de prévoir dans l'aménagement de vos locaux des places assises supplémentaires comme les mange-debout, canapés mais aussi de comptabiliser les sièges en salle de réunion.
Pour être totalement agile, le référentiel digital de plans est interopérable avec des applications servicielles de réservation d’espace de travail. En donnant accès à votre référentiel aux collaborateurs, vous leur offrez la possibilité de choisir eux-mêmes leur poste de travail et de le réserver pour leurs jours de présence en entreprise.
Votre nouveau collaborateur a également besoin de se familiariser avec l’ensemble des locaux de l’entreprise. Grâce à l’édition d’un livret d’accueil incluant les plans du bâtiment ou grâce à l’accès en mode SaaS (Software as a Service) au référentiel digital de plans, Laetitia de la compta pourra se rendre facilement au restaurant d’entreprise ou à la salle de réunion du 3ème étage. Elle saura également où trouver Jean-Marc du service marketing.
Nouveautés 2024 : L'orientation en interne arrive chez Surfy. Le référentiel de plans et de données vous indique le plus court chemin pour rejoindre la localisation de votre choix à partir de votre poste de travail ou depuis l'endroit où vous vous trouvez. Copieur, salle de réunion ou Raymond, on localise tout en un clic et on y va au plus vite. Le cheminement est directement matérialisé sur le plan, vous précisant même le temps de déplacement estimé. Vous n'avez plus qu'à suivre le guide.
Grâce au référentiel digital de plans, le plan d'affectation des postes de travail est accessible pour l'ensemble des équipes. Les collaborateurs peuvent ainsi localiser le bureau de leur nouveau collègue. Nul besoin de demander à Sylvie, "qui connaît tout le monde", si elle sait où se trouve "la Nouvelle". La localisation précise de son bureau est accessible dans le référentiel de plans de même que le chemin le plus court pour aller lui souhaiter la bienvenue.
Le référentiel digital sert de base à tout un écosystème digital de services à l'occupant. L'interopérabilité de celui-ci avec l'ensemble de vos partenaires digitaux (objets connectés ou de solutions servicielles) donne à l'utilisateur un accès agile simplifié à un ensemble de services et de fonctionnalités pratiques pour la vie en entreprise.
Chaque collaborateur peut avoir accès aux services à l’occupant #Facilities mis en place dans l’entreprise. Conciergerie, livraison, réservation de salle et de matériel, déclaration d’incident sont à portée de smartphone. L’image d’une entreprise connectée, mettant le bien-être de ses collaborateurs au cœur de ses préoccupations contribue à séduire les nouveaux talents et à les fidéliser au sein de l’entreprise.
Votre référentiel de plan digital peut vous rendre de nombreux services en matière d’accueil de nouveau collaborateur. Des tâches récurrentes et souvent chronophages de la Direction de l'Environnement de Travail aux services à l'occupant, l'humain est mis au centre des préoccupations pour lui simplifier la vie dans l'entreprise.
Cet article est un approfondissement d'une version précédente parue sur LinkedIn en juin 2023
