Je suis une inconditionnelle de Surfy. C’est l’idée du siècle pour l’Environnement de Travail.
BlaBlaCar met en relation des conducteurs qui voyagent avec des places libres avec des passagers recherchant un trajet sur le premier site européen de covoiturage.
Surfy est arrivé chez Blablacar fin 2021. La société venait de construire ses nouveaux bureaux à Bastille. Le zoning était défini dès la conception, codesigné par Muriel HAVAS avec les architectes et 6ème Sens Immobilier. Une fois le bâtiment livré, le détail des aménagements restait à finaliser. L’enjeu était aussi de faire vivre les plans du bâtiment dans la durée et en toute autonomie. Le recours a un outil dédié était incontournable et Surfy est apparu comme une évidence.
En 15 jours, nos nouveaux plans étaient dans Surfy et j’ai pu concevoir l’aménagement des 5000 m² de notre nouveau siège social, pour une installation en mars 2022.
• 5000 m² d’un nouveau bâtiment, dont 700m² sont sous-loués (1 étage)
• Affectation en 100% Flex-Office (depuis le COVID) avec un système de réservation @Deskare, interopérable avec Surfy
• Capacitaire de 600 postes de travail aménagé pour 440 postes de travail fixes
• 500 collaborateurs en France dont 26% en Full Remote soit environ 380 collaborateurs hybrides rattachés au siège parisien
• Nombreux espaces spécifiques à fort enjeu de #QVT : Tisaneries sur tous les paliers ascenseurs (avec des ambiances différentes à chaque fois 😉), salle de sport, salle de musique, Roof top avec potager, espaces détente etc.
• 3 administrateurs de la solution Surfy
Surfy permet de travailler sur 4 points :
• Immobilier : vérifier le nombre de m², éviter les espaces vacants ou, si c’est le cas, leur donner un nouvel usage/fonction de manière flexible afin de fournir des espaces pré-équipés rapidement opérationnels.
• Environnement de travail : faire des propositions d’utilisation des surfaces disponibles en se basant sur les modélisations de Surfy, gérer les aménagements en toute autonomie.
• Facilities : Pour faciliter la vie des collaborateurs, le recours à un environnement digital est incontournable. L’approche de BlaBlaCar est plutôt low tech en limitant les superpositions d’outils. Surfy sert de socle de référence sur lequel viennent s’appuyer des solutions qui répondent à des besoins identifiés. Par exemple, l’utilisation des capteurs Z#bre, qui permettent d’obtenir un ensemble important de données, qui ont été choisies, définies par BlaBlaCar pour répondre à des demandes précises.
• Sécurité : le travail est en cours pour localiser les extincteurs et faciliter les exercices d’évacuation que l’entreprise a la chance de réaliser chaque année avec les pompiers de Paris.
Surfy, c'est le couteau Suisse du monde de l'Environnement de Travail et des Facilities. Ça permet de tout gérer !
• Aménager facilement les nouveaux locaux et les faire vivre sur le long terme, en toute autonomie.
• Disposer d’une base de plans fiables et accessibles sur laquelle faire reposer les différents services à l’occupant et applications servicielles.
Avec le Flex-office, BlaBlaCar ne procède pas à la refacturation des espaces de travail par BU. L’enjeu de refacturation est donc minime. Surfy permet cependant un calcul précis des superficies sous-louées.
Pour les sous-locations, Surfy a permis de gérer les surfaces exactes et de pouvoir vérifier ce qu’il était possible de proposer à la location, notamment pour un étage qui est partagé entre plusieurs sous-locataires. La quote-part des charges du bâtiment et des parties communes est facilement recalculée.
Surfy permet d’effectuer des modélisations des différents projets d’aménagement grâce à la fonctionnalité des nouveaux scénarios. C’est une aide à la prise de décision à plus d’un titre :
• Vérifier les possibilités opérationnelles : quelles superficies disponibles ? quelles dimensions pour le mobilier ? quels agencements ?
• Estimation des coûts du projet en fonction des différents scénarios envisagés
• Visualisation en 2D et 3D des projets pour une meilleure perception du rendu final
Nous avons récupéré par le biais d’une société rachetée par BlaBlaCar un certain nombre de mobilier dont des cabines de réunion single et double. J’ai pu rapidement vérifier si mes idées d’installation étaient possibles et déterminer précisément où et comment les positionner pour qu’elles s'intègrent correctement dans l'environnement de travail, sans gêner et que cela soit efficient.
À l’usage, Surfy me permet de faire des améliorations d'aménagement. Par exemple, pour notre salle de sport, l’espace dédié était identifié, restait à savoir quelles machines nous y installerions. Surfy m'a permis de modéliser le nombre d'équipements que je pouvais installer et la façon de les agencer. J’ai même pu faire plusieurs propositions auprès des différents fournisseurs d’équipements. Je savais exactement ce que je pouvais mettre, ce que je voulais et ça va beaucoup plus vite. En cela, Surfy est un vrai gain de temps. Il n’y a plus besoin de plusieurs allers-retours avec les prestataires et on a une vraie maîtrise du projet.
Surfy a permis de préparer le cahier des charges avec le prestataire de nettoyage en définissant le nombre de mètres carrés des différentes surfaces au sol et leur typologie. Le prestataire était extrêmement preneur de toutes ces informations ainsi que de pouvoir visualiser les plans avec les différents types de surfaces : moquette, béton ciré, etc.
Dans ce cadre, Surfy est vraiment un outil partagé, utile des 2 côtés : au prestataire pour faire la proposition la plus adéquate possible et pour le client, pour vérifier aussi la justesse de la proposition. La communication est transparente, établie sur une base de travail commune. Cela contribue à des relations de confiance avec le prestataire.
Sur de plus gros bâtiments, Surfy est aussi une base pour ajuster les cadences de ménage et rationaliser les coûts.
Il y a tellement de possibilités avec Surfy que c'est difficile de se dire « Surfy me sert à ça », parce que finalement on s'aperçoit que ça sert sur pleins de sujets différents.
Surfy chez BlaBlaCar répond à sa vocation première de référentiel digital de plans. C’est le socle sur lequel viennent s'imbriquer un certain nombre d'applications pour faciliter la vie des collaborateurs ainsi que les missions de l’équipe de Facilities et de l'Environnement de Travail.
Chez BlaBlaCar, Surfy est interopérable avec :
• Z#bre, les capteurs en salle de réunion permettent de libérer rapidement les espaces à la réservation en cas de no-show ou de early departure ainsi que la visualisation d’espaces non réservables comme nos phonebox
• Deskare : la base de plan de la solution de réservation est fournie par Surfy. On peut voir en temps réel où sont installées les personnes et où il reste des places disponibles. Précédemment, la solution s’était aussi interopérée avec une autre solution de réservation. Le changement de prestataire s’est fait très facilement.
Le ticketing est assuré pour le moment par une des fonctionnalités de Jira que les collaborateurs utilisent par ailleurs dans l’organisation globale de leur organisation de travail. La mise en place d’une solution avec des QR codes à partir des plans Surfy est en réflexion. Le but de flasher un QR code est de faciliter l’expérience utilisateur, qui n’a plus à rédiger un long descriptif ou à localiser par écrit l’appareil défectueux, le dysfonctionnement ou l’incident.
Plus besoin de refaire des plans. Les applications récupèrent les informations dans Surfy et tout se construit naturellement. Surfy est le socle commun, c’est ça l’avantage.
Surfy permet de réaliser des plans précis qui peuvent être transmis aux différents prestataires. BlaBlaCar a fait le choix de se limiter à l’export de plans, digitaux ou papier. La solution Surfy permet toutefois de donner accès en mode SaaS à des utilisateurs, de manière ponctuelle ou pérenne.
On dispose rapidement de documents visuels efficaces. J’ai le souvenir avec AUTOCAD, qui est extrêmement lourd et complexe d’utilisation, de devoir réaliser mes plans avec colle, ciseaux, crayon et gomme. Avant de disposer de Surfy chez BlaBlaCar, il nous arrivait aussi de gérer l’affectation avec Excel, notamment pendant la période COVID et le respect du protocole sanitaire.
Avec Surfy, en 10 minutes, je conçois facilement 3 scénarios différents. Cela facilite la vie de toutes les parties prenantes. Je peux répondre de manière objective et rapide, plan à l’appui, aux demandes des différents services en indiquant ce qui est possible ou non. C’est d’autant plus utile que le mobilier est très librement utilisé et déplacé par les collaborateurs.
Comme souvent chez nos clients, faute de temps, de nombreuses fonctionnalités Surfy restent peu ou pas exploitées. BlaBlaCar ne fait pas exception. En 2024, la priorité est donc donnée à l’intégration de plus d’éléments de sécurité dans Surfy, comme la localisation des ELS par exemple. Idem pour l’intégralité du mobilier.
En matière d’aménagement, un espace de Hotdesk aujourd’hui sous-utilisé sera transformé en salle de formation, en mode agile, avec du mobilier très facilement repositionnable pour pouvoir reprendre l'usage premier en cas de forte affluence. Avec Surfy, les choix de mobilier et d'installation pour les différents usages de cet espace seront faciles à concevoir.
Enfin, un nouveau bureau à Varsovie pourrait aussi être modélisé dans Surfy.