Surfy est une solution que je recommande à tous les gestionnaires de l’environnement de travail. Facile d’utilisation, il est utile dans beaucoup de cas (gestion des déménagements, suivi du mobilier, du parc informatique, des outils SSI), et cela nous facilite grandement le quotidien. Les équipes Surfy sont très à l’écoute et nous accompagnent pas à pas pour prendre en main l’outil, et au fil du temps, restent toujours disponible pour un conseil !
Une institution de rang mondial, un impact global, une communauté unique d'étudiants, d'anciens élèves, de professeurs et de partenaires internationaux.
Je suis arrivée chez HEC en juin 2020. Mes premières missions étaient de gérer l’attribution des bureaux et de piloter les équipes de déménagement ainsi que de suivre la disponibilité des espaces et du mobilier. Le campus représente 15 bâtiments, près de 100 000 m2 occupés par plus de 700 collaborateurs et je ne disposais à l’époque d’aucun outil pour assurer mes missions. Les demandes de déménagement étaient gérées sur Excel et nous ne possédions aucune donnée sur les immobilisations. Un travail d’inventaire devait aussi être mené.
Notre responsable des achats a découvert Surfy sur un salon et il nous a semblé trouver la réponse à nos problèmes. Nous avons contractualisé en octobre 2021 et en quelques semaines Surfy nous a permis d’avoir une visibilité sur nos bâtiments. Aujourd’hui, c’est environ 50% du Campus qui est digitalisé dans Surfy. Nous avons fait le choix de ne pas intégrer les résidences étudiantes, gérées par un logiciel type de l’hôtellerie.
Les équipes Surfy ont passé 2/3 jours sur le terrain pour remettre en état les plans AutoCAD des bâtiments concernés par le projet. Puis, avec les plans Excel ou pdf que nous gérions en image, ils ont pu modéliser dans Surfy les plans que nous exploitons aujourd’hui très facilement. Nous avons ensuite importé le listing des collaborateurs via Excel. Pour piloter notre nouveau référentiel digital, nous avons créé un poste de Gestionnaire de l’Environnement de Travail, qui assure l’utilisation opérationnelle du logiciel : affectation, déménagement etc. Lui et moi, ainsi que l’assistante du doyen, avons été formés à l’utilisation de Surfy.
De prime abord, nous avons cru que ce serait compliqué mais pas du tout. Le panel des fonctionnalités disponibles peut laisser penser à une solution complexe mais c’est très intuitif. Bien sûr, l’accompagnement des équipes Surfy et les tutoriels vidéo sont utiles pour se souvenir de toutes les possibilités proposées, mais globalement la prise en main est rapide et fluide. Nous sommes d’ailleurs autonomes sur l’import des données.
Mon collègue gère l’aspect opérationnel. L’arrivée de 2 nouveaux collaborateurs par mois en moyenne signifie une mise à jour régulière, des déménagements et réorganisation du mobilier à gérer. Nous procédons à la saisie dans la base inventaire Surfy de tout le nouveau mobilier. Un gros travail sur l’inventaire de l’existant devrait suivre.
Pour ma part, j’utilise plutôt les fonctionnalités d’analyse, ratios et exports de données. Nous avons une vraie problématique de saturation des espaces. Je veille donc à optimiser l’occupation de nos locaux en menant une démarche d’attribution équitable en m’assurant que chacun puisse disposer de surfaces de travail nécessaires.
Surfy a parfaitement répondu à notre besoin premier du « Qui est où ? ». En cela, Surfy nous a fait gagner beaucoup de visibilité. Notre personnel d’accueil consulte d’ailleurs Surfy pour renseigner les visiteurs et usagers. Surfy nous permet d’optimiser l’utilisation des surfaces disponibles et c’est déjà un grand pas.
Nous avons conscience de n’utiliser Surfy qu’à peut-être 20% de ses capacités. Ce sont nos process internes qui doivent aussi évoluer pour que nous puissions mieux nous approprier l’outil. Nous devrons par exemple avancer sur l’interopérabilité entre notre base de données RH ou celle de la DSI et Surfy. Nos plans pourraient ainsi comporter encore plus de données qui sont pour le moment morcelées dans les différents services. De même, nous n’avons pas encore utilisé la fonction nouveau scénario, la refacturation des espaces ou la typologie des sols pour la gestion du nettoyage. Mais cela viendra.
En effet, nous avons en projet un nouveau bâtiment à horizon 2026 ainsi que la rénovation de certains bâtiments existants. Nous sommes accompagnés par un prestataire aménageur, JLL. Les équipes de JLL ont accès à notre référentiel Surfy et s’appuient sur les informations fournies pour analyser nos besoins de surfaces et leur utilisation par les occupants. C’est pour eux un vrai atout de disposer de Surfy, puisqu’ils ont accès à des données quantitatives fiables pour leurs études capacitaires. À terme, l'occupation de ce nouveau bâtiment sera aussi pilotée grâce à Surfy.
Ndlr : Durant la phase d’aménagement, Surfy sera également utile pour concevoir l’agencement des espaces et assurer le transfert des équipes.
Surfy est une solution que je recommande à tous les gestionnaires de l’environnement de travail ou de moyens généraux. Facile d’utilisation, il est utile dans beaucoup de cas (gestion des déménagements, suivi du mobilier, du parc informatique, des outils SSI etc.), et ici, à HEC, nous facilite grandement le quotidien. Les équipes Surfy (Anne et Vincent) sont très à l’écoute et nous accompagnent pas à pas pour prendre en main l’outil, et au fil du temps, restent toujours disponible pour un conseil !