Surfy est la transcription digitale de nos bâtiments et nous pouvons les piloter plus facilement. Surfy est un facilitateur du travail de la DET.
Groupe multispécialiste de conseil et de courtage d'assurance et de réassurance leader en France et en Europe.
Dans de précédentes fonctions, j’avais déjà identifié Surfy comme une solution intéressante dont j’ai suivi le développement. C’est en démarrant mes fonctions chez Siaci en 2017, que j’ai pu inciter ma direction à choisir Surfy et à l’utiliser au quotidien. Il n’y avait alors aucun outil à disposition alors que des projets de regroupement d’équipes sur un nouveau site étaient à l’étude. C’est là que tout l’intérêt de mettre en place la solution est apparu.
Au départ, nous fonctionnions avec des postes fixes attribués. Surfy servait quand il y avait des mouvements d'équipe, quand on devait revoir des implantations ou des petits aménagements. C’était l’outil de gestion sur des besoins précis d’aménagement de l’espace et d’affectation des postes.
L’année dernière, Siaci a fusionné avec Diot. Il a alors été question de regroupement d’équipes et donc de transfert de collaborateurs, fonctionnalités Surfy que nous utilisions déjà.
Il a également été décidé un passage en Flex Office, dont la faisabilité et les objectifs ont été étudiés grâce aux données d’occupation fournies par Surfy. Le Flex n’a été mis en place que sur les anciens sites parisiens ex-Siaci. Les autres sont restés en affectation de postes classiques, mais ont aussi été intégrés au fil du temps à Surfy.
L’équipe Surfy a été en première ligne pour la mise en place de l’outil Flex. Les nouveaux plans d’aménagement de nos architectes ont été intégrés dans Surfy. C’est ensuite le référentiel Surfy qui a servi de base pour mettre en place la solution de réservation SharingCloud. Près de 2200 collaborateurs ont aussi été intégrés dans le référentiel.
Pour les sites en Flex-Office, Surfy n’est pas la solution de gestion directe, c’est une passerelle pour la solution de réservation et notre outil de ticketing.
Cependant, pour toutes les questions de maîtrise de l’espace, Surfy reste l’outil essentiel. On s’en sert au quotidien quand on doit vérifier une information. Par exemple, nous cherchons actuellement à implanter une zone sécurisée et nous avons besoin de 100 à 200 m². Surfy nous permet de trouver dans nos plans où implanter au mieux cette zone.
Nous avons des licences administrateurs et des licences lecteurs. Les licences administrateurs sont utilisées de manières différentes car certains sites sont en Flex-Office et d’autres ne le sont pas.
Dans les bâtiments qui ne le sont pas, les responsables de sites ont 200 collaborateurs en moyenne à gérer. Surfy est utilisé pour la localisation des occupants mais aussi pour savoir où il y a un poste libre ou également pour revoir certains aménagements en fonction des besoins des BU. Les responsables de site se sont appropriés la solution sans difficulté, notamment grâce à la formation dispensée par Surfy.
Les plus petits sites de province sont pilotés à distance. Les équipes de terrain, même avec une habilité digitale variable parmi les collaborateurs, sont elles aussi montées en compétences. Surfy leur a facilité le quotidien, rendant moins rébarbatives et moins chronophages certaines tâches.
Sur les sites en Flex, la gestion est globalisée. Nous avons tout intégré dans nos plans, tous les éléments nécessaires à notre gestion au quotidien, de la plante verte à l’extincteur. L’année prochaine, nous devons par exemple gérer un appel d’offres de nettoyage. Nous savons que nous allons nous servir de Surfy pour savoir exactement combien il y a de m2 de moquettes ou de sol dur. Surfy nous permet de gérer facilement toutes les questions du quotidien de la DET.
Le licences lecteurs sont surtout pour nos assistantes pour localiser une direction ou un collaborateur.
Ce n’est plus un projet mais c’est un changement récent. Surfy a permis une deuxième passerelle avec une solution prestataire. Nous utilisons les services de MerciYanis depuis 2 ans pour le ticketing et le signalement des incidents, en interne à la DET. Depuis fin décembre 2022, nous avons étendu le système à l’ensemble des collaborateurs. Ici encore, Surfy sert de base, de support, pour améliorer le pilotage du bâtiment. Les fonds de plans et l’implantation des QR code sont définis grâce à Surfy.
Cet outil a permis de faire monter en compétences les équipes DET qui ont acquis de nouvelles connaissances et d’autres méthodes de travail. Ils sont sortis des tâches rébarbatives et de l’image dégradée qu’on pouvait en avoir. Surfy a apporté de la valeur pour le développement humain. Pour la DET, Surfy participe à mettre le confort de l’utilisateur au cœur de nos missions. L’image qu’on a de nos services a évolué. Le simple fait que nous soyons de plus en plus sollicités pour les différents projets montre que l’Environnement de Travail est un pilier pour la réussite des projets.