Surfy est une solution digitale de gestion de l’environnement de travail et de cartographie de l’occupation des bâtiments parfaitement adaptée aux besoins des Services généraux et à l’évolution des modes de travail en entreprise. J’ai découvert une équipe passionnée à l’écoute de ses clients.
Flowbird est une société française, acteur de la mobilité urbaine et de la ville intelligente. Elle propose une offre transversale en matière de solutions de gestion du stationnement et de solutions billettiques pour les transports publics.
J’ai pris mes fonctions chez Flowbird en 2019 avec pour mission notamment la gestion de l’occupation des bâtiments. Aucun outil n’avait été mis en place. Une fois par an, on insérait tant bien que mal le nom des personnes sur des plans AUTOCAD. Effectuer la revue de l’occupation annuelle prenait 15 jours pour essayer de transmettre des données fiables au contrôle de gestion pour la refacturation par service.
Au fil de l’année, l’évolution de l’occupation était difficilement gérable sur Autocad. J’ai donc cherché les outils sur le marché qui pourraient répondre à notre besoin. J’ai chargé une de mes collaboratrices de sourcer une solution digitale, notamment à l’occasion d’une formation sur les indicateurs des services généraux. Surfy était une solution utilisée par plusieurs personnes présentes lors de cette formation et nous avons décidé de la découvrir.
Je souhaitais avoir une vraie visibilité sur l’occupation, notamment connaître réellement les postes de travail disponibles pour l’arrivée des nouveaux collaborateurs. Flowbird a un turn-over faible autour des 7% mais nous faisons régulièrement appel à des sous-traitants. On était souvent sollicité sur le manque de places mais nous n’avions pas de données pour savoir si ces réclamations étaient fondées ni pour savoir comment y répondre. Nos données pour établir la clé de répartition pour le contrôle de gestion étaient aussi complexes à obtenir et manquaient de fiabilité.
Avec Surfy, les mises à jour d’arrivée et départs de collaborateurs sont effectuées de manière continue grâce à la contribution des assistantes dans les services. Leur profil utilisateur leur donne accès aux fonctions de base pour ajouter des personnes et les affecter à un poste de travail. À terme, nous souhaitons pouvoir automatiser l’implémentation des personnes avec l’interopérabilité avec notre SIRH. Ainsi nous n’aurions plus qu’à gérer l’affectation des arrivants et les postes de travail se libèreraient automatiquement avec le départ du collaborateur.
Comme le nom de notre service l’indique, notre mission est de faciliter la vie des Services dans l’entreprise, en particulier lorsqu’un Service se réorganise ou lorsque des nouveaux postes sont créés.
Grâce à Surfy, nous avons pu mieux percevoir l’occupation réelle et optimiser la notion de poste partagé ou flex.
Je gère depuis Besançon l’occupation de bureaux parisiens et dans des villes de province et ce avec la même facilité que pour nos locaux bisontins.
Notre besoin de flexibilité et de visibilité s’est bien sûr accru avec le télétravail mis en place avec la pandémie de COVID. C’est à ce moment-là que nous avons intégré le Flex-Office sur notre siège social à Neuilly en tant que site pilote (pas d’attribution de poste de travail fixe et mise en place d’une solution de réservation). La gestion de l’occupation est devenue encore plus complexe avec le télétravail et l’outil Surfy nous permet d’avoir la donnée d’occupation.
Aujourd’hui, en fonction des préférences des collaborateurs, chaque service a la possibilité de choisir entre des affectations au poste, fixes, partagées ou en Flex Office. Cette souplesse n’est possible que parce que nous avons les outils digitaux pour l’accompagner, que ce soit Surfy ou notre solution de réservation (qui utilise la base de plans Surfy).
La meilleure connaissance de l’occupation entraîne des répercussions dans de nombreux domaines :
Si nous n’utilisons pas Surfy pour l’aménagement à proprement dit, nous établissons facilement et régulièrement des scénarios d’affectation des postes de travail, pour répartir les équipes en fonction des besoins fonctionnels.
L’administrateur technique de la solution est dessinateur de formation. Quand on sait se servir de logiciel d’architecture ou d’aménagement tels AUTOCAD ou Picon, Surfy est un jeu d’enfant.
Nous sommes même à 100% autonomes sur la création de nouveaux bâtiments.
La majorité des utilisateurs n’utilise que les fonctions simples de mapping et d’affectation. Même sans être expert, les assistantes de direction se servent facilement de Surfy.
Deux projets sont en cours de réflexion avec Surfy pour la mise en place de nouvelles fonctionnalités : (ndlr : Flowbird est un client pro-actif dont l’évolution des besoins nous inspire de nouvelles fonctionnalités. Un vrai partenariat gagnant-gagnant comme on les aime)
Nous souhaitons affiner encore notre connaissance de l’occupation en intégrant la data du télétravail c’est-à-dire des jours de présence prévus des collaborateurs. Il ne s’agit pas d’une occupation en temps réel avec des capteurs au poste, mais de savoir au jour le jour comment est censé être occupé le bâtiment dans la théorie. On distingue alors les notions d’affectation d’un poste qui peut être dans les faits inoccupé la moitié de la semaine et d’occupation théorique avec la donnée télétravail. Aujourd’hui on réalise encore des comptages physiques 2 fois par semaine mais nous souhaitons à terme mettre en place une solution de comptage à l’entrée de chaque bâtiment qui serait connectée à Surfy et donnerait une donnée d’occupation moyenne réelle que l’on pourrait confronter à la donnée théorique. Je cherche à avoir la donnée d’occupation la plus fiable possible, le reflet le plus proche de la réalité sans partir dans des solutions complexes et onéreuses avec des capteurs à tous les postes.
Le deuxième projet est de pouvoir regrouper plusieurs bâtiments sous formes de campus dans le tableau de bord pour mettre en place des sous-unités de gestion, notamment des regroupements par secteur géographique, ville ou région d’abord puis par pays car nous souhaitons utiliser Surfy pour des locaux à l’étranger.
Sinon, l’étape sûrement la plus imminente est la connexion de Surfy avec notre SIRH, Workday, pour l’automatisation de l’import des collaborateurs évoqué précédemment.
J’ai le sentiment d’une véritable collaboration avec l’équipe Surfy. Il y a une vraie écoute de nos besoins et une volonté d’y apporter des solutions. Il y a parfois des prestataires pour qui on ne semble pas vraiment compter. Ce n’est pas le cas de l’équipe Surfy qui nous renvoie vraiment le sentiment d’être important à leurs yeux.