L'aménagement des bureaux peut devenir un vrai casse-tête. Cloisons et ouvertures, couloirs, escaliers, sanitaires, espaces de restauration, locaux techniques, zones de stockage, parkings, mobilier et équipements, etc. la liste des éléments à prévoir et à dispatcher au sein de vos m² n’en finit pas.
Le travail de l’architecte ou d’un aménageur ? Certes, il existe des personnes qualifiées pour vous donner des solutions clé en main. Toutefois, les choix d'aménagement reposent toujours sur la direction de l’entreprise, qui, elle seule, décide ce qui lui correspond le mieux et répond à ses besoins, dans la limite de ses moyens.
Il est important pour la Direction de l'entreprise de bien identifier ses attentes en matière d'aménagement du bâtiment avant de les confier à un tiers. Parler le même langage, ne pas dépendre des propositions d'un tiers mais exprimer ses vrais besoins est la meilleure façon d'aménager vos bureaux de la manière la plus efficiente possible : celle qui répond à la réalité de votre entreprise.
Dans cette article, on parle:
À partir des plans de votre bâtiment vide (idéalement une version épurée des plans de construction mais conformes à la réalité), vous allez définir les grands types d’espaces : bureaux, zone de stockage, open-space etc. Ces différentes zones sont établies en fonction des besoins propres à l'entreprise. Vous tenez compte aussi des contraintes du bâtiment. C'est à ce moment-là que vous réfléchissez à supprimer une cloison ou à ajouter des sanitaires.
Sur ces surfaces ainsi définies, vous implantez ensuite des territoires dédiés aux différents services, directions et usages de l’entreprise : c’est le micro-zoning. La Comptabilité et les Achats seront au 2ème étage, les Ressources Humaines et l’Environnement de Travail au 3ème etc.
Ces Business Unit ont des besoins propres dont il faut tenir compte dans l'agencement des bureaux et le matériel qui sera mis à disposition. Des grands bureaux pour les graphistes du marketing, des bulles téléphoniques pour le service commercial, des écrans larges pour la comptabilité et des sièges ergonomiques pour tous !
L’affectation des espaces aux différentes directions permet, entre autres, de procéder à la refacturation.
C’est ensuite le moment d’installer des postes de travail : du mobilier, des équipements, un peu d’éléments de décoration à l’occasion, pour que vos collaborateurs puissent travailler et se sentir bien dans l'entreprise.
À partir de vos plans, votre ancien mobilier pourra-t-il être réemployé? Quelle dimension pour vos plateaux de bureau, pour vos armoires? Combien de postes de travail pourra comporter ce bureau ou cet open-space?
Vous allez devoir confronter la mesure de vos surfaces aux dimensions du mobilier mentionnées sur des catalogues ou, espérons-le, précisées dans votre inventaire. Ce n’est pas une maison de poupée, vous n’avez pas vraiment le temps de vous amuser à tout déplacer…
Plusieurs solutions sont alors envisageables. Confier cette réflexion à un tiers ou réfléchir vous-même de façon éclairée?
Disposer d'une copie virtuelle de votre bâtiment, une sorte de jumeau digital, permet de visualiser vos possibilités d'aménagement rapidement et sans transpirer ! Vous imaginez ainsi l'aménagement de votre workplace de manière autonome.
Grâce au digital, vous disposez votre mobilier et vos équipements dans différentes configurations, en tenant compte des m² et des dimensions. Pensez à vérifier vos unités de passage, notamment en matière d'accès PMR ou dans le cadre de votre DUER, en matière d'évacuation notamment.
Rien ne vous empêche de vous faire conseiller par des professionnels tout en restant maître de l'outil de travail. Vous n'aurez pas à recommencer la démarche de conception de plans lors des prochains changements ni pour piloter des travaux d'entretien.
Concevoir des locaux agréables à vivre, c’est bien. Être en mesure de le faire évoluer dans le temps, c’est mieux. Lors de la conception ou de l’installation dans vos nouveaux locaux, vous avez fourni de nombreux efforts humains et financiers pour parvenir à un résultat des plus satisfaisants. Vos collaborateurs apprécient leur cadre de travail joliment aménagé, les visiteurs saluent l’élégance du mobilier et de la décoration. Bref, vous avez réussi à véhiculer l’image de marque de l’entreprise grâce à votre investissement immobilier.
Tout est parfait jusqu'au jour où vous décidez de changer vos aménagements, pour l'adapter aux nouveaux modes de travail, pour faire face à une crise sanitaire, pour répondre aux demandes des collaborateurs et de leurs nouvelles attentes pour leur cadre de vie professionnel...
C'est souvent à ce moment-là que vous réalisez que votre architecte ou votre aménageur ne vous a pas transmis les plans du bâtiment ou que vous ne parvenez pas à ouvrir le fichier. Entre quête du Graal auprès du prestataire ou recherche dans vos archives, la perte de temps est parfois abyssale
Lorsque vous confiez à un tiers une mission ayant trait à vos locaux, assurez-vous de rester en possession de l'information au terme de la prestation. Vérifiez que vous pourrez utiliser ces données ultérieurement, facilement et gratuitement.
Vos collaborateurs arpentent vos murs tous les jours ou presque, votre notoriété a fait croître vos effectifs commerciaux et marketing, vous avez dû ajouter un bureau à droite, pousser une armoire à gauche. En somme, vous avez modifié votre aménagement sur le terrain, au gré des besoins et opportunités.
Ainsi, même sans un nouveau projet d'aménagement, votre bâtiment vit et se transforme. Vos plans peuvent donc rapidement devenir caduques, en particulier concernant l'affectation des collaborateurs.
Mais avez-vous mis vos plans à jour ? Après x mois ou années d’usage, de turn-over et de croissance des équipes, les plans fournis par votre architecte ou votre aménageur sont-ils encore le reflet de la réalité ?
Cette mise à jour de la donnée d'occupation est essentielle dans le fonctionnement de l'entreprise. Mettre à disposition de votre Direction de l'Environnement de Travail un outil dédié au pilotage du bâtiment, c'est l'assurance de disposer d'une donnée fiable sur laquelle appuyer vos décisions et vos choix de fonctionnement.
Tous vos services ont besoin d'une base d'information solide et fiable pour faire correspondre leurs actions à la réalité de l'entreprise.
Aménager ces bureaux c'est donc penser surfaces et m² autant que mobilier. C'est surtout faire que son bâtiment soit le plus utile et agréable possible pour ses occupants. Autant d'informations qu'il convient de garder à jour grâce à un référentiel de plans et de données facile à utiliser.
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