Le référentiel digital de plans et de données est un outil indispensable pour favoriser l'intégration des nouveaux talents dans l'entreprise et renforcer leur fidélisation. Il est important de simplifier l'installation d'un nouvel arrivant à un poste de travail et faciliter sa prise de repères dans un nouvel environnement. Se sentir perdu(e) au sens figuré est naturel durant les premiers jours d'une prise de fonction, mais "être perdu(e)" au sens propre peut être largement évité grâce à des outils adaptés. Vos missions en tant que responsable de la Direction de l'Environnement de Travail (DET) seront réalisées plus efficacement grâce à ce référentiel digital.
Le pilotage de l'environnement de travail devient agile pour l'ensemble de vos tâches récurrentes liées à l'embauche et à l'intégration des nouveaux employés. Dans cet article, nous aborderons les points suivants :
L’arrivée de Laetitia, nouvelle recrue au service comptabilité, nécessite d’allouer un poste de travail au sein de sa nouvelle direction. En tant que DET, il est essentiel de s’assurer qu’un bureau est disponible (bureau, chaise de bureau, caisson individuel).
Dans le cas contraire, vous serez responsable de l’aménagement d’un nouveau poste de travail, en vérifiant que la surface en m² du bureau D246 est suffisante pour accueillir la nouvelle salariée. Par exemple, combien de m² allouez-vous généralement à un poste de travail ?
Si l'espace est insuffisant, vous devrez peut-être réagencer la pièce pour intégrer votre nouvelle collaboratrice. Il est également de votre responsabilité de prévoir la logistique nécessaire à son intégration réussie. Cela inclut l’interaction avec le service informatique pour connecter son ordinateur au réseau de l’entreprise et collaborer avec les Ressources Humaines pour définir les besoins spécifiques de cette nouvelle salariée.
Grâce au digital, ces opérations peuvent être réalisées efficacement depuis votre ordinateur ou votre smartphone, ce qui facilite l'intégration des nouveaux employés. Voici quelques fonctionnalités clés de notre référentiel digital :
En intégrant ces outils digitaux dans le processus d'embauche et d'intégration, vous favorisez non seulement une bonne intégration, mais aussi la fidélisation des nouvelles recrues, tout en renforçant votre marque employeur. Ce faisant, vous contribuez à la création d’une culture d’entreprise positive, où chaque nouvel arrivant se sent accueilli et soutenu dans sa prise de poste.
À l’heure du travail hybride, il est devenu courant que vos nouveaux collaborateurs partagent un poste de travail afin d’optimiser l’occupation du bâtiment. Grâce au référentiel de plan digital, vous pouvez facilement identifier quel poste de travail est disponible pour le partage en fonction des jours de présence de chacun. Cela permet à un nouveau salarié de s’intégrer plus rapidement tout en étant informé de la personne avec qui il partage le bureau.
Dans le cas où votre entreprise utilise le Flex-Office par territoire ou par quartier, l’arrivée d’un nouveau collaborateur peut modifier vos ratios d'occupation. Il est donc nécessaire de s’assurer que les places disponibles soient suffisantes pendant les jours de forte affluence, comme le lundi ou le vendredi, par exemple. Votre référentiel digital vous aide à anticiper ces besoins en intégrant des solutions flexibles.
En effet, il vous permet de prévoir, dans l'aménagement de vos locaux, des places assises supplémentaires comme des mange-debout ou des canapés, mais aussi de comptabiliser les sièges disponibles en salle de réunion. Cette approche aide à créer un environnement de travail accueillant et dynamique, essentiel pour les nouveaux employés qui découvrent leur nouvelle entreprise.
Pour garantir une expérience totalement agile, le référentiel digital de plans est interopérable avec des applications servicielles de réservation d’espace de travail. En donnant accès à votre référentiel à vos collaborateurs, vous leur offrez la possibilité de choisir eux-mêmes leur poste de travail et de le réserver pour leurs jours de présence en entreprise. Cette autonomie favorise non seulement une meilleure intégration des nouveaux employés, mais elle renforce également leur fidélisation en leur offrant une expérience de travail flexible et adaptée à leurs besoins.
En somme, investir dans un référentiel digital efficace ne se limite pas à améliorer l’intégration des nouveaux arrivants mais contribue également à créer une culture d'entreprise où chaque salarié se sent valorisé et à l'aise dans son environnement de travail.
Votre nouveau collaborateur a également besoin de se familiariser avec l’ensemble des locaux de l’entreprise pour une intégration réussie. Grâce à l’édition d’un livret d’accueil incluant les plans du bâtiment ou à l’accès en mode SaaS (Software as a Service) au référentiel digital de plans, Laetitia, qui travaille au service comptabilité, pourra se rendre facilement au restaurant d’entreprise ou à la salle de réunion du 3ème étage. Ce type d’intégration des nouveaux employés leur permet de s’installer rapidement dans leur nouvel environnement.
Elle saura également où trouver Jean-Jacques du service marketing favorisant ainsi le sentiment d’appartenance dès ses premiers jours.
Nouveautés 2024 : L'orientation en interne arrive chez Surfy. Le référentiel de plans et de données vous indique le plus court chemin pour rejoindre la localisation de votre choix à partir de votre poste de travail ou depuis l'endroit où vous vous trouvez. Que ce soit pour vous rendre au copieur, à une salle de réunion, ou pour retrouver Raymond, on localise tout en un clic et on y va au plus vite. Ce système facilite l’intégration des nouveaux arrivants en leur évitant la perte de repères souvent ressentie lors des premières semaines.
Le cheminement est directement matérialisé sur le plan, vous précisant même le temps de déplacement estimé. En intégrant ces éléments dans le parcours d’accueil, vous contribuez à une intégration harmonieuse et à la fidélisation de vos collaborateurs. Vous n'avez plus qu'à suivre le guide, ce qui rend le processus d’intégration à la fois simple et efficace.
Grâce au référentiel digital de plans, le plan d'affectation des postes de travail est désormais accessible pour l'ensemble des équipes. Cela permet aux collaborateurs de localiser facilement le bureau de leur nouveau collègue, favorisant ainsi une intégration réussie. Nul besoin de demander à Sylvie, la personne qui connaît tout le monde, si elle sait où se trouve "la Nouvelle". Grâce à ce système, la localisation précise de son bureau est accessible dans le référentiel de plans.
De plus, ce référentiel indique également le chemin le plus court pour se rendre à son bureau facilitant ainsi la prise de poste de la nouvelle recrue et évitant les moments de perte de repères souvent ressentis dans un nouvel environnement. Cette fonctionnalité contribue à renforcer la culture d'entreprise en montrant que l'entreprise se soucie de l'expérience des nouveaux arrivants.
En permettant à chaque salarié de souhaiter la bienvenue à ses nouveaux collègues sans hésitation, vous encouragez un sentiment d'appartenance essentiel pour le succès à long terme de l’intégration des nouveaux salariés et pour favoriser une fidélisation optimale des talents.
Surfy constitue la base d'un écosystème digital complet de services à l'occupant. L'interopérabilité de ce système avec tous vos partenaires digitaux, qu'il s'agisse d'objets connectés ou de solutions servicielles, offre à chaque utilisateur un accès agile et simplifié à une multitude de services et de fonctionnalités pratiques pour améliorer la vie en entreprise.
Chaque collaborateur peut bénéficier des services à l’occupant (Facilities) mis en place au sein de l'entreprise. Que ce soit pour la conciergerie, la livraison, la réservation de salles et de matériel, ou la déclaration d’incidents, tout est à portée de smartphone. Cette approche renforce l’image d’une entreprise connectée, plaçant le bien-être de ses collaborateurs au cœur de ses préoccupations, ce qui est essentiel pour séduire et fidéliser de nouveaux talents au sein de l’organisation.
Votre référentiel digital de plan peut vous rendre de nombreux services en matière d’accueil des nouveaux collaborateurs. En prenant en charge des tâches récurrentes et souvent chronophages de la Direction de l'Environnement de Travail, ainsi que des services à l'occupant, l'humain est véritablement mis au centre des préoccupations. Cela simplifie non seulement la vie des employés dans l’entreprise mais contribue également à instaurer une culture d'entreprise positive, essentielle pour garantir une intégration réussie et un sentiment d'appartenance durable.
Cet article est un approfondissement d'une version précédente parue sur LinkedIn en juin 2023
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