L’entreprise, c’est un ou plusieurs bâtiments mais surtout des femmes et des hommes dedans ! Gérer l’environnement de travail ne se résume pas à l’aspect immobilier et matériel. Une de vos missions essentielles en tant que DET est l'affectation des collaborateurs : s'assurer que tout le monde ait une place pour travailler, mettre en place une stratégie d'affectation pour optimiser l'occupation de vos surfaces, définir les méthodes pour accéder à un poste de travail et surtout faire en sorte que chacun puisse SAVOIR QUI EST OÙ. Une organisation fluide permet aux collaborateurs de travailler dans de bonnes conditions. L'humain est vraiment mis au centre des préoccupations.
Cet article aborde les aspects suivants :
Depuis les origines du monde la question se pose : “Comment l’Homme occupe-t'il son espace de vie ?” En matière d’affectation, il s’agit de définir comment il occupe son espace de travail.
Plus encore que de définir quel poste de travail occupe le collaborateur, penser l’affectation signifie effectuer des choix de la part de la Direction sur la manière dont elle souhaite occuper ses locaux. Il existe en effet plusieurs façons de penser l’affectation pour répondre à des problématiques concrètes, mais aussi pour traduire les valeurs et objectifs de l’entreprise.
L'organisation des espaces de travail revêt plusieurs enjeux. Vous devez apporter des solutions à des questions concrètes telles que :
Penser l'affectation, c'est envisager l'occupation des locaux par le prisme des personnes. Le lieu de travail est un lieu de vie à part entière. Finalement, penser l'affectation, c'est prendre en compte l'entreprise dans ce qu'elle a de plus concret, de plus humain : son fonctionnement au quotidien.
Se saisir de la question de l'affectation et lui accorder le temps d'une vraie réflexion est toujours utile quel que soit l'objectif visé. Avec quoi faites-vous rimer l'affectation des collaborateurs ?
Vous êtes en quête de performance et de productivité. En tant que Directeur de l'Environnement de Travail votre priorité est que les salariés aient tous les moyens à disposition pour travailler. Lorsque vous pensez l'affectation, vous aurez tendance à choisir de grouper les occupants par projet. Ce mode d'affectation est très dynamique et est à renouveler à chaque changement de projet. Vous pourrez aussi penser à un Flex-Office par territoire.
Vous souhaitez donner plus d'importance à la convivialité et la collaboration. Au sein de votre entreprise vous avez compris que venir au bureau correspond à une recherche de lien social et à l'échange entre pairs. Dans une organisation traditionnelle, l'affectation sédentaire permet de lier des amitiés de bureau et de personnaliser son lieu de travail pour se l'approprier. Avec les nouveaux modes de travail, cela pourrait se traduire par un Flex Office par réservation, pour que chacun choisisse sa place et qui est son voisin de bureau. Vos priorités de Qualité de Vie au Travail se traduiront aussi en matière d'aménagement et de services à l'occupant.
Vous cherchez à optimiser l'occupation pour que les collaborateurs circulent aisément dans vos locaux. Peut-être avez-vous aussi des contraintes liées à l'accès PMR ? Ce qui vous préoccupe en tant que DET, c'est le respect de la sécurité et de la règlementation. Savoir qui travaille à côté de qui vous importe peu, vous veillez surtout à ce que les ELS soient répartis dans les différentes zones du bâtiment et que chacun accède facilement à son couloir d'évacuation.
Pour vous, maitriser l'affectation c'est avant tout un moyen de faire des économies. Vous analysez la donnée d'occupation pour participer à la réduction des coûts d'exploitation. Vous affectez ainsi le plus grand nombre de collaborateurs sur la plus petite surface possible : Flex-Office, partage du poste de travail sont mis en place sur la base de vos taux d'occupation et de foisonnement, la surface d'un poste de travail est rationalisée au cm² près. En fonction de votre activité, vous pourriez même envisager le total remote (travail à distance intégral). Finies alors les questions d'aménagement ou d'affectation.
Votre stratégie d'affectation est révélatrice des priorités de l'entreprise et de ses valeurs.
Ainsi, la place (comprenez la surface en m²) donnée aux organisations est révélatrice de l’importance que lui accorde la Direction Générale dans le fonctionnement de l'activité "cœur de métier".
À l'échelle individuelle, la surface d’un poste de travail (voire sa localisation dans une BU) traduit la considération accordée à l'individu et à ses missions. De larges bureaux avec baies vitrées pour la Direction et des open-space pour "la plèbe" et tout est dit !
Pour éviter de tomber dans la lutte des classes, une stratégie d'affectation adaptée à l'entreprise et à ses besoins propres doit, dans tous les cas, reposer sur une organisation égalitaire et équilibrée. Un pilotage éclairé permet de démontrer par A+B que les postes de travail ont été affectés de manière réfléchie, en fonction d'objectifs déterminés pour une affectation SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporelle).
Piloter l'affectation, dans la pratique métier quotidienne, et de manière un peu simpliste mais concrète, c'est mettre des noms sur des plans.
Dans de (trop) nombreuses entreprises, la DET est encore à l'étape du bricolage sur la question. Parmi les solutions couramment rencontrées :
(et on ne vous parle même pas de la mise à jour !)
Intégrer de la donnée à vos plans pour piloter l'affectation en tenant compte des organisations, des groupes projets, des jours de présence, des besoins métiers, de la sécurité, du mobilier etc. fait nécessairement appel à la DIGITALISATION de l'Environnement de Travail, c'est-à-dire la mise à disposition d'outils numériques dédiés à la gestion de l'Environnement de Travail.
Disposer d'un référentiel digital de plans et de données, double numérique pour l'exploitation des bâtiments, interopérable avec votre SIRH, c'est ce que vous propose Surfy. Et si vous deveniez une DET agile ?
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