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Une gestion efficace des espaces de travail est essentielle pour maximiser la productivité et minimiser les coûts. Le taux d'occupation, indicateur clé de performance, permet de mesurer l'utilisation des espaces disponibles. Avec Surfy, il est possible de non seulement calculer ce taux, mais aussi optimiser l'aménagement et l'utilisation des espaces de manière intelligente et détaillée.
Surfy propose une solution complète pour analyser et optimiser l'occupation des espaces grâce à des plans d'exploitation détaillés. Ces plans fournissent une vue d'ensemble claire, facilitant l'identification des zones sous-utilisées ou surchargées. L'interface intuitive permet d'explorer chaque espace avec précision, offrant une vision globale essentielle pour une gestion optimale.
Les plans d'exploitation permettent de visualiser les dimensions, la disposition et les fonctionnalités de chaque espace. Le logiciel délivre la donnée en granularité de plus en plus fine : l’accès est possible à l’échelle du bâtiment, d’un étage, d’une zone définie (ex : les parties communes, le flex…), une pièce, le mobilier, un collaborateur.
Grâce à l'analyse des données d'utilisation des espaces, Surfy aide à repérer les tendances d'occupation. C’est le cas lorsque des bureaux sont sous-utilisés certains jours de la semaine ou des salles de réunion sont constamment réservées mais rarement utilisées. Ces informations permettent de réajuster les plans d'exploitation pour mieux répondre aux besoins réels des collaborateurs. Le tout est possible grâce à l’aide de capteurs de présence.
L'analyse des tendances d'occupation permet de prévoir les besoins futurs en matière d'espace et peut être enrichi par des logiciels serviciels, les SIRH ou encore les IoTs.
L'outil de gestion d'espaces de Surfy permet de réaménager facilement les espaces en fonction des données obtenues. En transformant des zones sous-utilisées en espaces collaboratifs ou en ajustant la disposition des bureaux pour maximiser l'efficacité, il est possible d'optimiser l'utilisation de chaque mètre carré disponible : accéder au taux d’occupation, au taux de foisonnement de chaque espace, zone ou poste de travail.
Les options de réaménagement incluent la modification de la disposition des meubles, l'ajout de nouvelles fonctionnalités aux espaces existants, et la création de zones dédiées à des activités spécifiques. Par exemple, un coin détente peut être aménagé pour encourager les pauses productives, tandis qu'un espace de coworking peut favoriser la collaboration entre les équipes.
Surfy offre une gestion précise des collaborateurs, permettant de savoir qui utilise quel espace et quand. Cette fonctionnalité est essentielle pour optimiser la répartition des équipes et éviter les conflits d'occupation. En ayant une vue d'ensemble sur l'occupation des espaces par les collaborateurs, il est possible d'organiser les équipes de manière plus efficace et de mieux planifier les ressources nécessaires.
Le suivi des collaborateurs permet également d'identifier les besoins en formation ou en équipement supplémentaire. Par exemple, si certains espaces sont sous-utilisés parce que les collaborateurs ne connaissent pas leurs fonctionnalités, une formation adéquate peut résoudre ce problème. De même, en suivant les habitudes de travail des équipes, il est possible d'adapter les espaces pour mieux répondre à leurs besoins.
La gestion du mobilier est également une fonctionnalité clé de Surfy. En suivant l'état et l'utilisation de chaque pièce de mobilier, il est possible d'optimiser les ressources et de prévoir les besoins en matériel. Cela permet non seulement de prolonger la durée de vie du mobilier, mais aussi de s'assurer que chaque espace est équipé de manière adéquate pour répondre aux besoins des collaborateurs.
Les espaces communs, tels que les salles de réunion, les zones de détente et les espaces de coworking, jouent un rôle important dans la dynamique de l'entreprise. Surfy permet de suivre l'utilisation de ces espaces et d'identifier les opportunités d'optimisation. Par exemple, une salle de réunion rarement utilisée peut être transformée en un espace de coworking dynamique, améliorant ainsi la productivité et la collaboration entre les équipes.
Les espaces communs bien gérés favorisent une culture d'entreprise positive et encouragent les interactions entre les collaborateurs. En adaptant ces espaces aux besoins réels, il est possible de créer un environnement de travail plus agréable et plus efficace. Surfy permet de tester différentes configurations et de mesurer leur impact sur l'utilisation des espaces facilement à l’aide de scénarios que l’on peut copier/coller en quelques clics.
Pour calculer le taux d'occupation avec Surfy, il faut d'abord importer les plans d'exploitation et les données d'utilisation des espaces dans le logiciel. L’équipe dessine dans Surfy les plans transmis par l’entreprise (format AutoCad, PDF…). Surfy permet d'examiner ces données de manière exhaustive avec des calques d’analyse à la demande (types d’espaces, natures de sol, fréquence de nettoyage, rattachement organisationnel, clé de répartition, …).
La collecte des données peut inclure des informations sur les réservations de salles, l'utilisation des bureaux, et les habitudes de déplacement des collaborateurs. Ces données sont ensuite analysées pour fournir une vue d'ensemble claire et détaillée. Les tableaux de bord interactifs de Surfy permettent de visualiser ces informations de manière intuitive.
Le taux d'occupation se calcule en divisant le nombre de places occupées par le nombre total de places disponibles. Surfy simplifie ce calcul en fournissant directement le taux d’occupation selon le nombre de collaborateurs utilisant l’espace et le nombre de postes de travail disponibles sur la zone concernée.
Les outils de reporting de Surfy permettent également de partager facilement ces informations avec les parties prenantes.
En réorganisant les bureaux pour mieux répondre aux besoins des collaborateurs ou en adaptant les espaces de réunion en fonction des taux d'occupation observés, il est possible d'augmenter l'efficacité globale. De plus, Surfy permet de simuler différents scénarios d'aménagement pour trouver la configuration optimale.
Les stratégies d'optimisation peuvent inclure la réaffectation des espaces, l'ajustement des horaires de travail pour mieux répartir l'occupation, et l'introduction de nouvelles technologies pour améliorer la gestion des espaces. En testant différentes approches, il est possible de trouver des solutions innovantes et efficaces pour maximiser l'utilisation des espaces.
Surfy est bien plus qu'un simple outil de gestion d'espaces. Il fournit les données nécessaires pour prendre des décisions éclairées et optimiser l'utilisation des espaces. En disposant des données d’exploitation, il est enfin possible de transformer la gestion des espaces et d'améliorer la productivité de l'organisation. Maximisez l'efficacité de vos espaces de travail et améliorez la satisfaction de vos collaborateurs grâce à une gestion intelligente et optimisée. Surfy, c'est la clé pour une gestion d'espaces performante et innovante.
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