Calculer et optimiser le taux d'occupation

Une gestion efficace des espaces de travail est essentielle pour maximiser la productivité et minimiser les coûts. Le taux d'occupation, indicateur clé de performance, permet de mesurer l'utilisation des espaces disponibles. Avec Surfy, il est possible de non seulement calculer ce taux, mais aussi d’optimiser l'organisation du travail et l'utilisation des environnements de travail de manière intelligente et détaillée.

1. Analyse détaillée des espaces

Visualisation précise des plans d'exploitation

Surfy propose une solution complète pour analyser et optimiser l'occupation des espaces de travail grâce à des plans d'exploitation détaillés. Ces plans fournissent une vue d'ensemble claire, facilitant l'identification des zones sous-utilisées, comme les bureaux individuels, ou surchargées, comme les open-spaces ou bureaux partagés.

L'interface est intuitive et permet d'explorer chaque lieu de travail avec précision. Avoir Surfy, c'est visualiser les dimensions, la disposition et la fonction de chaque espace de travail personnel, qu'il soit fixe ou dédié. Cette analyse peut s'appliquer à différents types d'espaces comme les espaces de co-working, les tiers-lieux ou encore les environnements de travail modernes.

Avoir Surfy, c'est visualiser les dimensions, la disposition et la fonction de chaque espace. Accéder à une granularité fine des données s'étalant du bâtiment à un collaborateur.

Identification des tendances d'occupation

Grâce à l'analyse des données d'utilisation des nouveaux espaces, Surfy aide à repérer les tendances d'occupation. Par exemple, certaines start-up optent pour des espaces de concentration en plus des espaces collaboratifs, tandis que d'autres privilégient la flexibilité avec des bureaux partagés. Ces informations permettent de réajuster les espaces de travail partagés pour mieux répondre aux besoins réels des collaborateurs.

Connaître les tendances d'occupation permet de prévoir les besoins et d'ajuster les espaces de travail à leur utilisation. Surfy relaie ces informations car il est interopérable comme des logiciels serviciels, SIRH et IoTs.

Aménagement des espaces

L'outil de gestion de Surfy permet de réaménager facilement les espaces de travail en fonction des données obtenues. Les zones sous-utilisées peuvent être transformées en espaces de travail collaboratif ou bureaux nomades, renforçant ainsi la flexibilité et l'ergonomie. Maximiser l'efficacité devient possible grâce au reporting détaillant le taux d'occupation / de foisonnement dans chaque espace de travail.

Les options de réaménagement incluent la modification de la disposition des meubles pour créer des espaces agréables et confortables, encourageant la qualité de vie au travail. Par exemple, un cadre de travail avec un coin détente pourrait favoriser la créativité et les pauses productives, tandis qu'un open-space bien agencé pourrait encourager le travail collaboratif.

2. Gestion précise des ressources

Suivi des collaborateurs

Surfy offre une gestion précise des collaborateurs, permettant d’optimiser l’utilisation des espaces de travail dédiés ou bureaux fixes. Cette fonctionnalité est essentielle pour adapter les modes de travail, tels que le flex office ou le télétravail, aux besoins des occupants. L'utilisation du logiciel permet une meilleure répartition des équipes et gestion de conflits d'occupation.

Cette vue d'ensemble sur l'usage des espaces par les occupants permet d'organiser efficacement les équipes et de réorganiser la planification des ressources.

Durant une formation d'un collaborateur de l'entreprise, on peut identifier facilement son besoin d'équipements supplémentaires. Par ailleurs, si certains espaces sont sous-utilisés, c'est peut-être le moment de proposer une analyse profonde avec pour support Surfy ?

Gestion du mobilier

La gestion du mobilier dans les nouveaux modes de travail est facilitée par Surfy. Il garantit que chaque espace soit un bureau individuel ou un espace de coworking soit parfaitement équipé. Cela permet non seulement de prolonger la durée de vie du mobilier, mais aussi de s'assurer que chaque espace est équipé de manière adéquate pour répondre aux besoins des collaborateurs.

Optimisation des espaces communs

Les espaces communs, tels que les salles de réunion, les zones de détente et les espaces de coworking, jouent un rôle important dans la dynamique de l'entreprise. Surfy permet de suivre l'utilisation de ces espaces et d'identifier les opportunités d'optimisation. Par exemple, une salle de réunion rarement utilisée peut être transformée en un espace de coworking dynamique, améliorant ainsi la productivité et la collaboration entre les équipes.

Les espaces communs bien gérés favorisent une culture d'entreprise positive et encouragent les interactions entre les collaborateurs. Adapter les espaces aux besoins réels crée un environnement de travail plus agréable, efficace.

Pour visualiser votre projet de réaménagement, des scénarios sont accessibles en quelques clics en copiant / collant les informations selon les besoins de l'entreprise. Surfy est un assistant de taille pour accompagner durant un transfert.

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3. Calcul et optimisation du taux d'occupation

Collecte et analyse des données

Calculer et optimiser le taux d'occupation n'est pas toujours facile. Mais en intégrant les plans et les données dans ce référentiel digital, c'est par un calcul automatique !

L’équipe dessine dans Surfy les plans transmis par l’entreprise sous format AutoCad, PDF…

Surfy collecte toutes les données d'utilisation, que ce soit pour les espaces de concentration ou les espaces de co-working. Il permet d’optimiser l'occupation et de mieux organiser la vie professionnelle dans un environnement de travail dynamique.

Toutes les informations relatives aux réservations de salles, à l'utilisation des bureaux et aux habitudes de déplacement des collaborateurs sont disponibles. Un tableau de bord fournit une vue d'ensemble claire et détaillée. Il permet de visualiser ces informations de manière intuitive.

On peut examiner ces données de manière exhaustive avec des calques d’analyse à la demande (types d’espaces, natures de sol, fréquence de nettoyage, rattachement organisationnel, clé de répartition, …).

Calcul précis du taux d'occupation

Le taux d'occupation se calcule en divisant le nombre de places occupées par le nombre total de places disponibles. Surfy automatise ce calcul sur la zone d'analyse concernée.

Les outils de reporting de Surfy permettent également de partager facilement ces informations avec les parties prenantes.

Stratégies d'optimisation

Surfy permet d’élaborer des stratégies d'optimisation, favorisant des espaces flexibles et adaptés aux besoins des collaborateurs, améliorant ainsi l’environnement de travail et la transformation digitale des entreprises.

En réorganisant les bureaux pour mieux répondre aux besoins des collaborateurs ou en adaptant les espaces de réunion en fonction des taux d'occupation observés, il est possible d'augmenter l'efficacité globale. Cela a pour conséquence directe la réaffectation des espaces et l'ajustement des horaires de travail des collaborateurs.

Le SaaS permet de simuler différents scénarios d'aménagement pour trouver la configuration optimale de votre aménagement / réaménagement.

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Conclusion

Surfy est bien plus qu'un simple outil de gestion d'espaces de travail. Il fournit les données nécessaires pour prendre des décisions éclairées et optimiser l'utilisation des espaces de bureaux. En disposant des données d’exploitation, il est enfin possible de transformer la gestion des espaces de travail et d'améliorer la productivité de l'organisation. Maximisez l'efficacité de vos espaces de travail et améliorez la satisfaction de vos collaborateurs grâce à une gestion intelligente et optimisée. Surfy, c'est la clé pour une gestion d'espaces performante et innovante.