Réussir le transfert de votre entreprise

Surfy est votre allié pour le transfert et le réaménagement des espaces de travail. Il facilite l’analyse de la capacité, l’inventaire des équipements et la conception d’aménagements ergonomiques. Grâce à une logistique fluide et une communication optimisée, Surfy permet d’ajuster les espaces en fonction des retours des collaborateurs.

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Surfy, votre allié de confiance disponible

Le transfert et le réaménagement des espaces de travail représentent des étapes essentielles pour toute entreprise en croissance ou en mutation. Pour réussir cette transition, une planification et une exécution minutieuses sont nécessaires. Surfy se positionne comme un partenaire idéal pour naviguer ces changements avec succès. Voici comment Surfy accompagne à chaque étape du processus.

Faire l’état des lieux

Avant d'entamer toute démarche de transfert ou de réaménagement, il est essentiel de réaliser un état des lieux approfondi. Cette phase permet de définir les besoins précis et d’anticiper les challenges à venir.

Réaliser l’étude capacitaire :  

Analyser les surfaces disponibles par typologie, le nombre de postes de travail nécessaires et la façon dont ces espaces sont actuellement utilisés pour mieux comprendre l'utilisation actuelle des espaces.

Inventorier les équipements :

Établir une liste de l'inventaire pour s'assurer que tout le matériel et les équipements nécessaires sont disponibles et en bon état avant le déménagement. Surfy délivre automatiquement toute votre liste contenant toutes ses informations (date d’achat, d’immobilisation, référence, fournisseur…).

Élaborer les besoins :  

Identifier les besoins spécifiques de chaque service ou direction, à court et moyen termes. S'assurer que chaque département dispose de l'espace nécessaire pour fonctionner efficacement, tout en tenant compte des prochains changements organisationnels.

Analyser la répartition géographique des collaborateurs :  

Évaluer éventuellement la répartition géographique des collaborateurs, surtout si l'entreprise opère sur plusieurs sites ou envisage de centraliser ou décentraliser certaines activités. Optimiser la localisation des équipes pour améliorer la collaboration et réduire les temps de déplacement.

Conception et aménagement

Une fois les besoins identifiés, la phase de conception et d’aménagement peut commencer. Choisir le nouveau lieu et le préparer pour répondre aux exigences de l’entreprise.

Choisir le nouveau lieu :  

Sélectionner un lieu qui correspond parfaitement aux besoins après une étude capacitaire cible. Ce choix doit être basé sur plusieurs critères notamment la taille, l’emplacement, l’accessibilité et les infrastructures disponibles. Trouver un espace qui puisse soutenir les activités tout en offrant un environnement agréable et stimulant pour les employés fait partie des nouveaux enjeux pour l'Environnement de Travail.

Design ergonomique :  

Créer un environnement de travail ergonomique et productif, comprenant la disposition des bureaux, la sélection des meubles et des équipements, et l’agencement des zones communes. Un bon design peut améliorer le bien-être des employés (QVT), favoriser la collaboration et augmenter la productivité (méthodes de travail).

Optimiser l'espace :  

Définir des ratios d’occupation pour chaque poste de travail afin de maximiser l’efficacité de l’espace. Déterminer combien de personnes peuvent utiliser l'espace de travail sans compromettre leur confort et leur fonctionnalité. Tirer le meilleur parti des locaux disponibles offre un cadre de travail agréable. Les salariés ont accès sur leur planning aux salles de réunion réservées lors de leurs jours sur site.

Intégrer les technologies :  

Intégrer les technologies nécessaires pour faciliter la collaboration y compris les outils de communication, les systèmes de gestion de projet et les équipements de bureau modernes. Les technologies bien intégrées peuvent transformer la manière dont les équipes travaillent ensemble, améliorant ainsi la productivité et l'efficacité (IoTs, logiciels serviciels, SIRH, …).

Mise en œuvre et transition

La mise en œuvre et la transition représentent des étapes critiques où une bonne organisation et communication sont primordiales.

Gérer la logistique du déménagement :

Assurer la logistique du déménagement en fournissant des informations précises aux intervenants sur le terrain. Coordonner les équipes, gérer les horaires et s'assurer que tout le matériel et les équipements sont déplacés en toute sécurité pour éviter les interruptions et les retards. Surfy vous permet aussi d’inventorier la liste d'inventaire pour s'assurer que chaque poste de travail dispose de tout le matériel durant cette période de changement.

Conduire le changement :  

Évaluer les résultats obtenus après le déménagement, analyser les retours des collaborateurs et ajuster en conséquence. Une bonne gestion du changement permet de minimiser les résistances et d'assurer une transition en douceur. La conduite du changement se fait souvent dans un contexte d'émergence des nouveaux modes de travail. Avec l'apparition du Flex-Office (télétravail), des open-space et des espaces de coworking, il faut être au pas sur les espaces disponibles / en saturation. La montée du coût de l'immobilier est aussi un des facteurs de ce type de projet.

Communiquer efficacement :  

Accompagner la communication avec les collaborateurs tout au long du projet en utilisant des supports visuels tels que des livrets d’accueil, des plans d’évacuation, et des guides de l’utilisateur. Informer et rassurer les employés sur le nouveau fonctionnement des espaces. Cette transparence favorise donc une organisation du travail collaborative entre les salariés.

Surfy - Votre meilleur allié pour un déménagement réussi

Surfy est le partenaire idéal pour réussir les projets de déménagement et de réaménagement des espaces tertiaires. La start up propose ce logiciel sous forme de SaaS : il centralise tous les plans et les données des espaces tertiaires de l'entreprise.

Faciliter la communication :  

Utiliser une plateforme centralisée pour rester connecté et informé de l’usage des locaux. Partager des informations, suivre l’avancement du projet et faciliter la communication entre toutes les parties prenantes (collaborateurs internes / externes). Par exemple, cette transformation digitale permet de savoir si une salle de réunion est encore occupée ou non sur l'instant T. Pratique quand un reporting important doit se faire ou qu'on accueille un des consultants externes, n'est-ce pas ?

Optimiser la gestion de projet :  

Suivre toutes les activités liées au déménagement assure ainsi une coordination efficace dans la gestion de transfert ou de réaménagement. Envisager toutes les options de réaménagement et déménagement grâce à la création rapide de scenarios. Pour faire migrer tous les plans et les données de votre organisation, il suffit d’utiliser la matrice de transfert Surfy.

Assurer une collaboration transparente :

La centralisation et le partage des plans et des données permet une coopération harmonieuse entre tous les intervenants.  Surfy renforce la transparence et l’efficacité de tous les intervenants tout en améliorant la qualité de vie au travail. La transformation numérique de la gestion des espaces est un moyen efficace de favoriser le travail collaboratif.

Analyser les retours :  

Utiliser des outils d'analyse pour ajuster les nouveaux espaces en fonction des retours des collaborateurs. Collecter des données sur l’utilisation des espaces, identifier les points à améliorer et prendre des décisions basées sur des faits concrets : ex le taux de foisonnement. Cet outil offre la possibilité de gérer un transfert avec agilité.

Conclusion

Avec Surfy, garantir une transition fluide et maintenir l'engagement des collaborateurs tout au long du processus de transfert ou de réaménagement des espaces de travail est possible. Surfy nourrit d’informations dans chacune des étapes, de la planification à la mise en œuvre, en passant par l’optimisation et la gestion du changement.

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