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Le transfert et le réaménagement des espaces de travail représentent des étapes essentielles pour toute entreprise en croissance ou en mutation. Pour réussir cette transition, une planification et une exécution minutieuses sont nécessaires. Surfy se positionne comme un partenaire idéal pour naviguer ces changements avec succès. Voici comment Surfy accompagne à chaque étape du processus.
Avant d'entamer toute démarche de transfert ou de réaménagement, il est essentiel de réaliser un état des lieux approfondi. Cette phase permet de définir les besoins précis et d’anticiper les challenges à venir.
Analyser les surfaces disponibles par typologie, le nombre de postes de travail nécessaires et la façon dont ces espaces sont actuellement utilisés pour mieux comprendre l'utilisation actuelle des espaces.
Établir une liste de l'inventaire pour s'assurer que tout le matériel et les équipements nécessaires sont disponibles et en bon état avan tle déménagement. Surfy délivre automatiquement toute votre liste contenant toutes ses informations (date d’achat, d’immobilisation, référence, fournisseur…).
Identifier les besoins spécifiques de chaque service ou direction, à court et moyen termes. S'assurer que chaque département dispose del'espace nécessaire pour fonctionner efficacement, tout en tenant compte des prochains changements organisationnels.
Évaluer éventuellement la répartition géographique des collaborateurs, surtout si l'entreprise opère sur plusieurs sites ou envisage de centraliser ou décentraliser certaines activités. Optimiser la localisation des équipes pour améliorer la collaboration et réduire les temps de déplacement.
Une fois les besoins identifiés, la phase de conception et d’aménagement peut commencer. Choisir le nouveau lieu et le préparer pour répondre aux exigences de l’entreprise.
Sélectionner un lieu qui correspond parfaitement aux besoins après une étude capacitaire cible. Ce choix doit être basé sur plusieurs critères, notamment la taille, l’emplacement, l’accessibilité, et les infrastructures disponibles. Trouver un espace qui puisse soutenir les activités tout en offrant un environnement agréable et stimulant pour les employés.
Créer un environnement de travail ergonomique et productif, comprenant la disposition des bureaux, la sélection des meubles et des équipements, et l’agencement des zones communes. Un bon design peut améliorer le bien-être des employés (QVT), favoriser la collaboration et augmenter la productivité.
Définir des ratios d’occupation pour chaque poste de travail afin de maximiser l’efficacité de l’espace. Déterminer combien de personnes peuvent utiliser l'espace sans compromettre le confort et la fonctionnalité des espaces. Tirer le meilleur parti des locaux disponibles tout en offrant un cadre de travail agréable.
Intégrer les technologies nécessaires pour faciliter la collaboration, y compris les outils de communication, les systèmes de gestion de projet, et les équipements de bureau modernes. Les technologies bien intégrées peuvent transformer la manière dont les équipes travaillent ensemble, améliorant ainsi la productivité et l'efficacité (IoTs, logiciels serviciels, SIRH, …).
La mise en œuvre et la transition représentent des étapes critiques où une bonne organisation et communication sont primordiales.
Assurer la logistique du déménagement en fournissant des informations précises aux intervenants sur le terrain. Coordonner les équipes, gérer les horaires et s'assurer que tout le matériel et les équipements sont déplacés en toute sécurité pour éviter les interruptions et les retards. Surfy vous permet aussi d’inventorier la liste d'inventaire pour s'assurer que chaque poste de travail dispose de tout le matériel durant cette période de changement.
Évaluer les résultats obtenus après le déménagement, analyser les retours des collaborateurs et ajuster en conséquence. Une bonnegestion du changement permet de minimiser les résistances et d'assurer une transition en douceur.
Accompagner la communication avec les collaborateurs tout au long du projet en utilisant des supports visuels tels que des livrets d’accueil, des plans d’évacuation, et des guides de l’utilisateur. Informer et rassurer les employés sur le nouveau fonctionnement des espaces.
Surfy est le partenaire idéal pour réussir les projets de déménagement et de réaménagement des espaces tertiaires.
Utiliser une plateforme centralisée pour rester connecté et informé de l’usage des locaux. Partager des informations, suivre l’avancement du projet et faciliter la communication entre toutes les parties prenantes (collaborateurs internes / externes).
Suivre toutes les activités liées au déménagement assure ainsi une coordination efficace dans la gestion de transfert ou de réaménagement. Envisager toutes les options de réaménagement et déménagement grâce à la création rapide de scenarios. Pour faire migrer tous les plans et les données de votre organisation, il suffit d’utiliser la matrice de transfert Surfy.
La centralisation et le partage des plans et des données permet une coopération harmonieuse entre tous les intervenants. Surfy renforce la transparence et l’efficacité de tous les intervenants.
Utiliser des outils d'analyse pour ajuster les nouveaux espaces en fonction des retours des collaborateurs. Collecter des données sur l’utilisation des espaces, identifier les points à améliorer et prendre des décisions basées sur des faits concrets : ex le taux de foisonnement.
Avec Surfy, garantir une transition fluide et maintenir l'engagement des collaborateurs tout au long du processus de transfert ou de réaménagement des espaces de travail est possible. Surfy nourrit d’informations dans chacune des étapes, de la planification à la mise en œuvre, en passant par l’optimisation et la gestion du changement.
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