L'occupation des bâtiments de l'entreprise n'est pas qu'une question de m². La stratégie d'affectation est la manière dont vous donnez accès à vos m² aux collaborateurs et occupants de l'entreprise. La manière d'occuper l'espace de travail a évolué au fil du temps, reflet d'habitudes culturelles et sociétales mais aussi évoluant avec les changements de mode de travail. La pratique-métier, l'âge des collaborateurs et leur rapport au travail interviennent aussi dans ces changements.
Venir au bureau n'a plus la même signification aujourd'hui qu'hier (comprenez avant la pandémie) ni que demain. Si certains usages ont la dent dure, d'autres émergent au fil du temps. Les "nouveaux modes de travail" et leur traduction dans l'environnement de travail sont même déjà en train de muter. Difficile pour la DET de toujours s'adapter et pourtant c'est bel et bien un défi qu'elle relève chaque jour.
Petit tour d'horizon "chronologique" d'une mission de gestion de l'environnement de travail qui se réinvente au quotidien.
Cet article présente les points suivants :
Avant l’avènement du travail hybride, la notion d’affectation était peu questionnée, puisque reposant sur un modèle quasi unique au sein des entreprises : l’affectation sédentaire.
L'expression avait un sens quasi littéral. Chaque collaborateur avait son propre bureau, au sens "meuble" et parfois même au sens "pièce".
La stratégie d’affectation sédentaire repose alors sur un principe simple :
1 personne = 1 poste de travail fixe
Qui dit affectation sédentaire, dit 3 paramètres à gérer pour la DET :
Ces deux derniers points questionnent la mise à jour de l'information et l'accès à celle-ci par les fonctions supports et les autres collaborateurs de l’entreprise. Dans l'entreprise d'antan, peu de turn-over et de changement d'affectation. Une fois le travail d'affectation réalisé, même avec les moyens du bord, pas besoin d'y revenir souvent.
L'entreprise aujourd'hui connaît un turn-over important et pour certaines dans des changements de fonction fréquents des collaborateurs. Même sur une affectation classique, sédentaire, la mise à jour régulière de l'affectation des postes de travail par la DET peut devenir une mission chronophage et complexe sans les outils dédiés.
L'open-space reste une organisation sédentaire si ce n'est qu'il élargit le périmètre de la "pièce-bureau" et concentre plus de collaborateurs au même endroit.
Les missions de la DET dans ce cadre sont liées au décloisonnement physique et à la gestion des "nuisances" induites. L'environnement de travail accorde plus d'importance à des questions comme :
La question de la QVT (Qualité de Vie eu Travail) s'exprime dans ses caractéristiques physiques, mesurables, directement liées à la santé et à la sécurité.
La Direction de l'Environnement de Travail doit être en mesure de mesurer objectivement certains critères sanitaires et pouvoir remédier rapidement aux situations non satisfaisantes. La question de l'aménagement des locaux entre en jeu. Dans l'idéal, la DET met en place des capteurs de mesure et connecte ses espaces grâce à l'IOT. Les objets connectés permettent également d'apporter une réponse efficace à la gestion des effets personnels.
Le télétravail et le travail hybride (télétravail + présentiel) existaient bien avant la pandémie. D'abord expérimenté aux États-Unis, il était monnaie courante dans les grandes entreprises où la nature même de l'emploi tertiaire nécessitait de nombreux déplacements. Travailler ailleurs qu'au bureau n'était pas une nouveauté pour certains français en 2020.
La crise du COVID-19 n'a fait que mettre en exergue un constat déjà présent au sein des entreprises : les postes de travail ne sont jamais occupés à 100%. Congés, maladies, déplacements professionnels impliquent des places vacantes dont le nombre a considérablement augmenté avec la généralisation du télétravail.
De nouveaux enjeux pour l'Environnement de Travail (qu'on a enfin arrêté d'appeler Services Généraux) sont apparus.
Pendant la crise :
Après la crise :
Autant de questions qui reposent sur une mesure objective de l'occupation pour une analyse éclairée des usages.
L'optimisation des ratios d'occupation peut se traduire par la diminution du nombre de postes de travail dans les locaux pour un nombre de collaborateurs équivalent. Les postes de travail sont partagés entre 2 collaborateurs voire plus.
Pour gérer l'affectation, la DET a donc eu à prendre en compte deux paramètres supplémentaires :
On considérera que l'accès aux dossiers communs relève plutôt de l'organisation interpersonnelle, mais peut aussi être l'objet d'un protocole commun mis en place par la Direction de l'Environnement de Travail.
On voit alors se multiplier l'usage de casiers personnels. Le recours au digital pour la mise à disposition des casiers permet d'ajuster leur nombre au besoin réel, sur le principe de la réservation. À défaut, pas de jaloux, un casier par collaborateur ! Mais cela peut commencer à prendre de la place.
Certaines entreprises tertiaires ont choisi de pousser la démarche du télétravail à 100% en passant en Full-Remote. L'entreprise ne possède plus de locaux fixes. Elle pourra à l'occasion louer des lieux de réunion pour réunir l'ensemble des collaborateurs, ou pour rencontrer ses clients.
Plus besoin de Responsable de l'Environnement de Travail dans ces conditions? Pas si sûr ! Certains collaborateurs ne souhaitant pas travailler chez eux auront recours à des locations de bureaux dans le lieu de leur convenance ou ponctuellement dans des espaces de coworking. Cet aspect logistique est-il dévolu au collaborateur, à l'image de n'importe quel freelance ou l'entreprise doit-elle jouer un rôle d'accompagnement et de prise en charge des frais inhérents ? En matière d'attractivité de l'entreprise et de fidélisation des talents, le rôle d'une DET 2.0, qui gère l'environnement de travail en dehors d'un cadre immobilier, est à questionner.
Le collaborateur n'a pas de poste de travail attitré. Il choisit son poste de travail en fonction de ses besoins. Né de l’évolution des modes de travail au début des années 2010, le Flex Office connaît aujourd’hui un essor croissant, dopé par la pandémie de COVID-19 qui a accru le recours au télétravail.
Les collaborateurs d'une même organisation (Service / Direction / Business Unit ou Groupe Projet) disposent de postes de travail regroupés sur une zone donnée. À l'intérieur de ce quartier, ils peuvent s'installer comme ils le souhaitent. On constate souvent qu'à l'intérieur d'un territoire, des habitudes d'installation au poste de travail se mettent en place naturellement, une sorte de "re-sédentarisation".
Chaque occupant du bâtiment doit réserver son poste de travail en amont de sa venue ou à son arrivée, en fonction des postes disponibles. Il peut s'installer là où il le souhaite. Cela lui permet de choisir d'utiliser des espaces spécifiques en fonction de ses missions de la journée. Cette agilité de l'environnement de travail est liée à un écosystème digital adapté aux besoins de l'utilisateur final (et à son habileté numérique!).
À n'en pas douter de nouvelles façons d'affecter les collaborateurs vont continuer à émerger, impulsées par l'innovation managériale, l'avancée des technologies et la créativité de certaines entreprises en matière de Qualité de Vie au Travail (Pensez notamment aux locaux de Google dans la Silicon Valley : À quand l'installation systématique de toboggan dans l'entreprise ?).
Bref, nous n'en sommes qu'au début du future of work, et ce qu'il y a de certain, c'est que la digitalisation de l'Environnement de Travail est une étape cruciale, non plus pour avoir un temps d'avance, mais pour tout simplement rester à la page à l'égard des nouvelles générations de collaborateurs.
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